20 maja 2016 r. weszła w życie duża nowelizacja ustawy – Prawo o stowarzyszeniach. To WAŻNA INFORMACJA dla Stowarzyszeń zwykłych, które działały przed tą datą po-nieważ muszą dostosować się do nowych przepisów. Brak zgłoszenia stowarzyszenia z uwzględnieniem obowiązujących zmian do dnia 20 maja 2018 r. - skutkować będzie rozwiązaniem stowarzyszenia z mocy prawa.
Stowarzyszenia zwykłe były zakładane od początku działania ustawy Prawo o stowarzyszeniach, tj. od roku 1989. Nie miały jednak szeroko zakrojonych możliwości i uprawnień. 20 maja 2016 r. dla stowarzyszeń zwykłych to data „rewolucji w przepisach”. Tego dnia weszła w życie nowelizacja ustawy Prawo o stowarzyszeniach. Zmieniło się podejście, koncepcja tworzenia i funkcjonowania stowarzyszeń zwykłych.
Stowarzyszenia zwykłe zyskały m.in. zdolność prawną czy możliwość korzystania z dotacji. Zmienił się także sposób rejestracji stowarzyszenia zwykłego.Od 20 maja 2016 r. stowarzyszenia zwykłe tworzone są więc na nowych zasadach. Jednak nowelizacja ma znaczenie również dla stowarzyszeń zw ykłych, które powstały wcześniej.„Stare” stowarzyszenia zwykłe, tj. takie, które zostały założone przed wprowadzeniem nowelizacji Prawa o stowarzyszeniach (przed 20 maja 2016 r.), powinny dostosować się do nowych przepisów i wprowadzić konieczne zmiany. Stare stowarzyszenia zwykłe mają na to czas do 20 maja 2018 roku.
JAK DOSTOSOWAĆ STOWARZYSZENIE ZWYKŁE DO NOWYCH PRZEPISÓW ?
1. Sprawdź regulamin stowarzyszenia zwykłego
Stowarzyszenia zwykłe działają na podstawie uchwalonego przez siebie regulaminu. Mini-malna zawartość regulaminu zgodna z nowymi przepisami wynika z art. 40 ust. 2 ustawy Prawo o stowarzyszeniach. Zgodnie z tym regulamin powinien zawierać informacje o:
nazwie
celu lub celach i środkach działania
terenie działania i siedzibie
sposobie nabycia i utraty członkostwa
zasadach wyboru przedstawiciela lub zarządu
zasadach zmiany regulaminu
zasadach rozwiązania stowarzyszenia zwykłego.
Do 20 maja 2016 r. zapisy regulaminów nie musiały zawierać takich informacji jak np. zasady zmiany regulaminu czy też rozwiązania stowarzyszenia zwykłego. Po nowelizacji jest to obowiązkowe. Działające stowarzyszenia muszą sprawdzić, czy w regulaminie są takie zapisy.
Jeśli w regulaminie stowarzyszenia zwykłego nie ma wszystkich wymaganych ustawowo za-pisów – należy je wprowadzić.
Dodatkowo, choć nie wynika to wprost z przepisu, w regulaminie powinny znaleźć się infor-macje o możliwych źródłach majątku. Zgodnie z art. 42 ust. 2 i 3 środki na działalność stowa-rzyszenia zwykłego mogą pochodzić ze składek członkowskich, darowizn, spadków, zapisów, dochodów z majątku stowarzyszenia, ofiarności publicznej (zbiórek publicznych) oraz z dota-cji.
To duże rozszerzenie możliwości finansowania wprowadzone w nowelizacji i warto, by takie informacje również były opisane w regulaminie.
2. Podejmij decyzję: przedstawiciel albo zarząd stowarzyszenia zwykłego
Stowarzyszenie zwykłe może być zarządzane, reprezentowane przez przedstawiciela (tak jak to było przed nowelizacją ustawy - Prawo o stowarzyszeniach) albo przez zarząd. To ważna decyzja. Warto zastanowić się w gronie członków stowarzyszenia zwykłego, jakie rozwiązanie będzie lepsze. Jeśli stowarzyszenie zwykłe jest małe – np. 5-osobowe – to przedstawiciel jest wystarczającym rozwiązaniem. Jeśli stowarzyszenie zwykłe liczy więcej osób, np. 20, to być może warto pomyśleć o zarządzie.
Jeśli stowarzyszenie zwykłe chce powołać zarząd, to w regulaminie muszą się znaleźć odpo-wiednie zapisy (art. 40 ust. 3):
tryb wyboru i uzupełniania składu zarządukompetencje zarządu warunki ważności uchwał zarządusposób reprezentowania stowarzyszenia zwykłego, w tym w szczególności zaciągania zobo-wiązań majątkowych.
3. Podejmij decyzję w sprawie komisji rewizyjnej
Stowarzyszenie zwykłe może powołać komisję rewizyjną (art. 40 ust. 4). Komisja rewizyjna w stowarzyszeniu zwykłym jest organem nieobowiązkowym. Jeśli stowarzyszenie zwykłe się na to zdecyduje, to w regulaminie muszą się znaleźć zapisy o trybie wyboru i uzupełniania składu oraz kompetencjach tego organu.
4. Zwołaj zebranie członków stowarzyszenia zwykłego
Dotychczasowy przedstawiciel stowarzyszenia zwykłego powinien zwołać zebranie członków, aby podjąć uchwałę o zmianie regulaminu.
Jeśli stowarzyszenie zwykłe zdecydowało się na zarząd – należy także podjąć uchwałę o wyborze zarządu. Jeśli stowarzyszenie zwykłe pozostaje przy przedstawicielu i będzie to nowa osoba – należy podjąć uchwałę o wyborze przedstawiciela. Stowarzyszenie zwykłe mo-że być nadal reprezentowane przez przedstawiciela działającego do tej pory. Wtedy nie trzeba robić nowych wyborów, choć można w protokole z zebrania zapisać taką informację.
Kolejna uchwała do podjęcia to uchwała o wyborze komisji rewizyjnej – jeśli stowarzyszenie zwykłe zdecydowało się mieć organ nadzoru.
Na zebraniu powinna być także przygotowana lista obecności. Mimo że nie jest to zebranie założycielskie, gdyż stowarzyszenie już istnieje, to można przygotować listę obecności wg wytycznych odnoszących się do tworzenia listy członków – założycieli.
Z zebrania stowarzyszenia zwykłego powinien być przygotowany także protokół. Warto pa-miętać, że protokół oraz uchwały podpisuje przewodniczący/ca zebrania oraz protokolant/ka. Przewodniczący i protokolant są wybierani na początku zebrania. Przewodniczący prowadzi zebranie. Protokolant sporządza protokół. Nie ma przeszkód, by przewodniczącym/cą zebrania był przedstawiciel stowarzyszenia zwykłego.
5. Przygotuj dokumenty do ewidencji stowarzyszeń zwykłych
Kolejny krok to przygotowanie dokumentów, jakie należy złożyć w urzędzie prowadzącym ewidencję stowarzyszeń zwykłych. Obowiązek przygotowania i złożenia kompletu dokumen-tów do ewidencji stowarzyszeń zwykłych spoczywa na przedstawicielu (albo na zarządzie; należy pamiętać, że pod wnioskiem podpisuje się cały zarząd).
Dokumenty, które należy złożyć w urzędzie prowadzącym ewidencję stowarzyszeń :
- wniosek o wpisanie do ewidencji stowarzyszeń. Wniosek powinien zawierać datę jego spo-rządzenia, nazwę urzędu, do którego jest kierowany (starosty), adres siedziby stowarzyszenia zwykłego, podpis przedstawiciela albo wszystkich członków zarządu. W związku z tym, że jest to niejako „przerejestrowanie” już działającego stowarzyszenia zwykłego warto we wniosku podać dane indentyfikacyjne stowarzyszenia, tj. adres siedziby, dotychczasowy numer w wykazie stowarzyszeń zwykłych czy też numery REGON, NIP.
- regulamin działalności – składa się aktualną, nowo uchwaloną na zebraniu członków wersję regulaminu. Uwaga! Regulamin powinien być podpisany przez przedstawiciela albo wszyst-kich członków zarządu.
- protokół z zebrania wraz z podjętymi uchwałami (uchwała o zmianie regulaminu, ewentualne uchwały o wyborze przedstawiciela albo zarządu, a także jeśli została wybrana – komisji rewizyjnej).
- lista obecności – może być przygotowana tak jak lista założycieli czyli zawierać imiona i nazwiska, daty i miejsca urodzenia, adresy zamieszkania, własnoręczne podpisy członków.
- dane przedstawiciela albo wszystkich członków zarządu – imię i nazwisko, adres zamiesz-kania, numer PESEL.
dane członków komisji rewizyjnej – jeśli została wybrana – imię i nazwisko, adres za-mieszkania, numer PESEL.
6. Złóż dokumenty do urzędu prowadzącego ewidencję stowarzyszeń zwykłych
Przygotowane dokumenty przedstawiciel albo zarząd składa do odpowiedniego wydziału w starostwie powiatu, na terenie którego mieści się siedziba stowarzyszenia zwykłego. Stowa-rzyszenia zwykłe z terenu powiatu świdwińskiego powinny złożyć dokumenty o wpis do ewi-dencji stowarzyszeń zwykłych do Wydziału Spraw Społecznych Starostwa Powiatowego w Świdwinie ul. Mieszka I 16, 78-300 Świdwin. Dokumenty można złożyć osobiście w sekreta-riacie Starostwa Powiatowego w Świdwinie (I pietro) lub wysłać za pośrednictwem tradycyj-nej poczty. Dodatkowych informacji udziela pracownik wydziału spraw społeczno-oświatowych pod nr telefonu 94 36 50 322.
7. Czekaj na wpis do ewidencji stowarzyszeń zwykłych
Zgodnie z przepisami urząd ma 7 dni od daty wpłynięcia wniosku na wpisanie stowarzyszenia zwykłego do ewidencji. Jeśli jednak wniosek zawiera braki, np. brakuje czyjegoś podpisu na liście obecności, to urząd wzywa do uzupełnienia tych informacji. W praktyce przedstawiciel albo zarząd dostają informację, co należy uzupełnić. Termin na uzupełnienie to 14 dni od daty otrzymania wezwania. Warto przestrzegać tego terminu, bo jego niedotrzymanie powoduje bezskuteczność wpisu. Innymi słowy stowarzyszenie zwykłe nie zostanie „przerejestrowane” do ewidencji stowarzyszeń zwykłych.
Urząd informuje przedstawiciela albo zarząd o wpisie stowarzyszenia do ewidencji stowarzy-szeń zwykłych. W dotychczasowym wykazie może pojawić się adnotacja o wpisie do ewi-dencji wraz z nadanym numerem ewidencji i datą tego wpisu.
Pamiętaj ! 20 maja 2018 to ostateczny termin na zmianę wpisu w ewidencji stowarzyszeń zwykłych.
Stowarzyszenie zwykłe zachowuje swój stary NIP i REGON
Stowarzyszenia zwykłe działające przed 20 maja 2016 r., mimo że nie miały osobowości prawnej, a jedyną legalną formą finansowania ich działań były składki członkowskie, musiały mieć służący do identyfikacji w urzędzie skarbowym numer NIP oraz identyfikujący i charak-teryzujący podmioty gospodarki narodowej numer REGON.
Stare stowarzyszenie zwykłe, zgłaszając się do nowej ewidencji stowarzyszeń zwykłych (i stając się stowarzyszeniem zwykłym w nowym rozumieniu czyli z ułomną osobowością prawną i nowymi uprawnieniami), zachowuje swój stary NIP i REGON.
Ale uzyskanie wpisu do nowej ewidencji powoduje, że zmieniają się dane stowarzyszenia zwykłego. Ta zmiana musi być odnotowana zarówno przez urząd skarbowy, jak i Główny Urząd Statystyczny. Pojawia się więc obowiązek aktualizacji informacji w obu rejestrach.
REGON – stowarzyszenie zwykłe aktualizuje dane w urzędzie statystycznym
REGON to krajowy rejestr urzędowy podmiotów gospodarki narodowej. Numer REGON jest informacją o organizacji, służącą przede wszystkim do:
identyfikacji różnych podmiotów wpisywanych do różnych rejestrów i systemów informacyj-nych administracji publicznej;
ujednoliceniu sposobu opisywania podmiotów;
dostarczeniu ogólnej charakterystyki działających podmiotów;
tworzenia baz adresowych działających podmiotów;
tworzenia baz potrzebnych do badań statystycznych.
Zgodnie z ustawą o statystyce publicznej numer REGON muszą mieć wszystkie stowarzysze-nia: zarówno te rejestrowane w KRS, jak i stowarzyszenia zwykłe wpisane do ewidencji sta-rosty. Jedne i drugie muszą także aktualizować zgłoszone informacje.
W przypadku dostosowania do przepisów ustawy - Prawo o stowarzyszeniach i wpisu stowa-rzyszenia zwykłego do nowej ewidencji stowarzyszeń zwykłych (opisanego wyżej „przereje-strowania”), numer REGON pozostaje ten sam. Zmieniają się jednak dane rejestrowe stowa-rzyszenia zwykłego, zatem te informacje stowarzyszenie zwykłe musi zaktualizować.
Stowarzyszenie zwykłe aktualizuje dane wypełniając formularz RG-OP (zmiana danych obję-tych wpisem) i wysyłając go do właściwego oddziału Głównego Urzędu Statystycznego.
Termin określony w przepisach to 7 dni od dnia uzyskania przez stowarzyszenie zwykłe wpisu do nowej ewidencji stowarzyszeń zwykłych. Do formularza RG-OP powinien być też do-łączony dokument potwierdzający zmianę, czyli odpis z ewidencji stowarzyszeń zwykłych.
NIP - stowarzyszenie zwykłe aktualizuje dane w urzędzie skarbowym
NIP służy do identyfikacji podmiotów prowadzących działalność i musimy go mieć nawet, jeżeli dochody organizacji pochodzą tylko ze składek członkowskich, tak jak w przypadku starych stowarzyszeń zwykłych, zakładanych przed 20 maja 2016 r. Musimy go mieć nawet jeśli przez jakiś czas nie mamy żadnych dochodów.
Identyfikator podatkowy NIP jest potrzebny organizacji w kontaktach z różnymi urzędami i instytucjami (np. przy zakładaniu konta bankowego, przy wypełnianiu wniosku o dotację, przy podpisywaniu umów z różnymi kontrahentami). Zgodnie z ustawą o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników numer NIP muszą mieć wszystkie stowarzyszenia, tak więc muszą go mieć również stowarzyszenia zwykłe. Podobnie jak w przypadku REGON, muszą też ak-tualizować zgłoszone informacje.
Analogicznie jak w przypadku numeru REGON, również numer NIP nie zmienia się, kiedy stare stowarzyszenie zwykłe uzyskuje wpis nowej ewidencji stowarzyszeń zwykłych, dosto-sowując się do zmienionej ustawy - Prawo o stowarzyszeniach.
Z wpisem do nowej ewidencji zmieniają się dane rejestrowe stowarzyszenia zwykłego. Te informacje stowarzyszenia zwykłe musi zaktualizować. Robi to wypełniając formularz NIP-2 (zgłoszenie aktualizacyjne) i wysyłając go do swojego urzędu skarbowego.
Termin określony w przepisach to 7 dni od dnia uzyskania przez stowarzyszenie zwykłe wpisu do nowej ewidencji stowarzyszeń zwykłych.